Mediante la opción Combinar correspondencia Word2007 nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas, la impresión de sobres, generar recibos, etc.
Pasos
Crear el documento principal
Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo.
Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia, allí haz clic en la opción Paso a paso por el Asistente para cobinar correspondencia.
En el paso 2 definimos el documento inicial, es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento.
Dejar seleccionada la primera opción y hacer clic en Siguiente para continuar con el asistente.
En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc...), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.
Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la opción Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.
Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar... aparece la opción Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta.
Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opción Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista.
Ahora explicaremos con más detalle la opción Examinar...
Al hacer clic en la opción Examinar... se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dónde cogerá los datos.
En el campo Tipo de archivo: seleccionamos el tipo de archivo donde se encuentra el origen de datos, se admiten tipos muy variados, pero lo más común será utilizar el tipo Bases de datos Access si tenemos los datos en una tabla de base de datos Access, el tipo Archivos de Excel si tenemos los datos en una hoja Excel, el tipo Documentos de Word si tenemos los datos en una tabla de Word.
En la parte superior de la pantalla en el campo Buscar en: indicamos la carpeta donde se encuentra el origen de datos. Al seleccionar la carpeta aparecerán todos los archivos del tipo seleccionado que se encuentren en la carpeta, sólo nos quedará hacer doble clic sobre el archivo que contiene nuestro origen de datos o seleccionarlo para que aparezca su nombre en el campo Nombre de archivo: y hacer clic en el botón Abrir.
Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en él vemos los datos que se combinarán y podemos añadir opciones que veremos más adelante.
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y añadimos los campos de combinación. Para ello debemos posicionar el cursor en la posición donde queremos que aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.
Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Línea de saludo..., Franqueo electrónico... (si tenemos la utilidad instalada), o Más elementos.... En la opción Más elementos... aparecerá la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar.
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opción Imprimir....
Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales... En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado será un documento normal sin combinación.
Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas.Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opción Imprimir....
Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales... En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado será un documento normal sin combinación.
La pestaña Correspondencia
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero también podemos utilizar los botones de la pestaña Correspondencia.
Aquí veremos los botones de esta pestaña, algunas opciones las ampliaremos más adelante.
Teclas AvPág y RePág. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla completa. Observad que no es lo mismo una pantalla que una página. El tamaño de la pantalla lo limita el monitor mientras que la longitud de la página la definimos nosotros.
Mediante las Barras de desplazamiento.
Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma gráfica. La longitud de barra de desplazamiento vertical representa la longitud del documento y el cuadrado pequeño que hay en su interior representa la posición actual del punto de inserción. Podemos desplazarnos de las siguientes formas:
- Haciendo clic en cualquier posición por encima/debajo del cuadro nos desplazaremos una pantalla hacia arriba/debajo del documento.
- Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a la posición en la que lo movamos, por ejemplo, en un documento de 20 páginas si arrastramos el cuadro hacia la mitad de la barra nos colocaremos en la página 10 aproximadamente.
- Mediante las flechas. Si hacemos clic en la fecha o triángulo de la parte 
superior/inferior 
nos desplazaremos una página.Permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver con la barra vertical pero en sentido horizontal, es decir, permiten desplazar el documento hacia la derecha y hacia la izquierda. Se utilizan menos porque es menos frecuente que el documento sea más ancho de lo que cabe en una pantalla.
Seleccionar |
Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente hay que decirle a Word sobre qué parte de texto tiene que actuar, en esto consiste seleccionar. El texto seleccionado se identifica claramente porque esta en vídeo inverso, es decir, el fondo negro y los caracteres en blanco. Se puede seleccionar con el ratón y con el teclado.
Ratón. Para seleccionar mediante ratón hay dos métodos:Arrastrando. Colocar el cursor al principio de la selección, presionar el botón izquierdo y, sin soltar el botón, mover el cursor hasta el final de la selección. Observaremos cómo lo seleccionado aparece en vídeo inverso.
Haciendo clic y doble clic. Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic, la palabra completa quedará seleccionada.
| Un carácter a la derecha | Mayús. + flecha derecha |
| Un carácter a la izquierda | Mayús. + flecha izquierda |
| Palabra a la derecha | Ctrl + Mayús.+ flecha derecha |
| Palabra a la izquierda | Ctrl + Mayús.+ flecha izquierda |
| Hasta el final de la línea. | Mayús. + Fin |
| Hasta el principio de la línea. | Mayús. + Inicio |
| Una línea abajo | Mayús. + flecha abajo |
| Una línea arriba | Mayús. + flecha arriba |
| Hasta el final del párrafo | Ctrl + Mayús. + flecha abajo |
| Hasta el principio del párrafo | Ctrl + Mayús. + flecha arriba |
| Una pantalla abajo | Mayús. + AvPág |
| Una pantalla arriba | Mayús. + RePág |
| Hasta el final del documento | Ctrl + E |
Eliminar |
Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla SUPR, otra forma de borrar sin seleccionar previamente es utilizando las teclas.
El portapapeles |
En el portapapeles, Word2007 se va guardando lo que copiamos o cortamos.
Cada vez que usamos Copiar, Cortar y Pegar estamos usando el portapapeles, aunque no seamos conscientes de ello; es el funcionamiento automático del portapapeles. Al copiar se almacena un elemento en el portapapeles y al pegar se pega el ultimo elemento que se copió.
Pero el portapapeles también se puede manejar manualmente y obtener mayor provecho de sus posibilidades. Las ventajas de uso manual del portapapeles se deben a la característica de copiado selectivo de los elementos del portapapeles, es decir, se puede elegir qué elemento pegar ( o pegarlos todos). También se puede sacar provecho de su capacidad de hasta 24 elementos. Otra característica interesante es que nos permite copiar y pegar fácilmente entre diferentes aplicaciones de Microsoft Office.
El portapapeles está siempre activo pero no tiene mucho sentido verlo en pantalla cuando sólo queremos pegar o copiar el último elemento.
Podemos hacerlo visible en cualquier momento activando el Panel de tareas Portapapeles de Office, para ello ir a la pestaña Inicio, y hacer clic en el botón inferior derecho de la Barra de Herramientas de Acceso Rápido del Portapapeles, según se ve en la figura.
MICROSOFT WORD 2007
Fue creado por la empresa Microsoft, y actualmente viene integrado en la suite ofimática Microsoft Office.
Originalmente fue desarrollado por Richard Brodie para el computador de IBM bajo sistema operativo DOS en 1983. Se crearon versiones posteriores para Apple Macintosh en 1984 y para Microsoft Windows en 1989, siendo para esta última plataforma las versiones más difundidas en la actualidad. Ha llegado a ser el procesador de texto más popular del mundo.
Arrancar Word 2007
ara trabajar con Word 2007es necesario arrancar el programa. Para ello existen dos formas prácticas.
Desde el menú Inicio
Se accede desde el botón situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
Al colocar el cursor y hacer clic sobre el botón /se despliega un menú, al colocar el cursor sobre el elemento Todos los programas; se desplegará una lista con los programas que hay instalados en tu ordenador.
Busca el elemento Microsoft Office Word 2007 y haz clic sobre él para que se arranque.
Desde el icono de Word
Puedes acceder al icono de Word que suele estar situado en el escritorio o en la barra de tareas, y es de la forma:
El Primer Texto
Al arrancar Word 2007 aparece una pantalla inicial.
En la parte superior esta, en color celeste, la barra del título, en la que aparece el nombre del documento sobre el que se está trabajando.
Cuando arrancamos Word 2007 sin abrir ningún documento, por defecto nos abre un documento en blanco y le asigna el nombre inicial Documento1.
Cuando guardemos el documento le cambiaremos el nombre.
Guardar un documento en Word 2007
Para guardar un documento se debe indicar el nombre con el que lo quieres guardar, el tipo de documento que estás guardando y la carpeta que contendrá tu documento. El nombre lo indicamos en el campo Nombre de archivo, donde ahora pone El día amaneció triste, teclea Primero, que es el nombre que le vamos a dar a nuestro primer documento.
El tipo del documento se lo decimos en el campo Guardar como tipo; para los documentos Word será Documento de Word, que ya viene escrito.
Los documentos dentro del disco duro están organizados en carpetas. La carpeta se indica en el campo Guardar en; la carpeta en la que se guardan los documentos de Word, por defecto, es Mis documentos, que será la que debe aparecer en la ventana de tu ordenador. Si no fuese así, haz clic en el icono Mis documentos que hay en la parte izquierda de la ventana.
Cerrar un documento
Después de guardar un documento, éste continúa en nuestra pantalla y podemos seguir trabajando con él. Una vez que hemos acabado de trabajar con un documento debemos cerrarlo; al cerrarlo no lo borramos del disco, simplemente dejamos de utilizarlo y liberamos la memoria que estaba utilizando.
Para cerrar un documento hacer clic en el Botón Office, y luego hacer clic en Cerrar.
Abrir un Documento en Word
Para utilizar un documento que tenemos guardado, primero, hemos de abrirlo. Para ello hacer clic en el icono del Botón Office y luego seleccionar la opción Abrir, aparecerá una ventana similar a la que vemos aquí.
Para abrir un documento de los que se muestran en la ventana basta seleccionarlo haciendo clic sobre él (veremos como su nombre cambia de color) y luego pulsar en el botón Abrir. Otra forma más rápida de abrir el documento es haciendo doble clic sobre él. Inmediatamente el documento aparecerá en nuestra pantalla.
Distintas Formas de Arrancar Word 2007
-Desde el botón Inicio, situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
-Desde el icono de Word que puede estar situado en el escritorio, en la barra de tareas, en la barra de Office o en el menú Inicio.
-Arranque automático al iniciar Windows.
-Desde un documento Word situado en el escritorio o en la lista del Explorador de Windows.
Elementos de la pantalla inicial
Al arrancar Word aparece una pantalla.
La Banda de opciones
Desde las pestañas de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de Word2007. En Word2007 la banda de opciones tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando; es decir se adaptan al uso de cada usuario.
Inicialmente, cuando abrimos Word2007 aparece un menú de pestañas. Al seleccionar cada pestaña, aparecen grupos de herramientas que contienen los comandos más utilizados.
La pestaña Inicio contiene las operaciones más comunes sobre copiar, cortar y pegar, además de las operaciones de Fuente, Párrafo, Estilo y Edición.
La Barra de Herramientas de Acceso Rápido
Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos más habituales, como: Guardar, Deshacer, Ortografía y Gramática.
Personalizar
Podemos decidir qué iconos deben aparecer y cuáles no en la barra de acceso rápido, es lo que se suele llamar "personalizar"
La Barra de Título
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creas un documento nuevo se le asigna el nombre provisional Documento1, hasta que lo guardes y le des el nombre que quieras.
En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.En la parte derecha también puede tener la barra del Office, que contiene los iconos para arrancar programas de Office como Excel, Access, etc.
Ayuda de Word
Con respecto a otras versiones anteriores a Word2007, ésta ha modificado el acceso a la ayuda, orientándola más a la ayuda online.
Menú de Ayuda de Microsoft Word. También se accede al pulsar F1.
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